Dentro de las esferas profesionales o académicas es muy común querer comunicarse por correo electrónico y, sobre todo, en inglés, ya sea para optar a puestos de trabajo donde el grupo seleccionador sea de habla inglesa o simplemente para pedir información a un profesional o agradecer por algún servicio. Es normal tener un poco de miedo al principio, sobre todo si estás aprendiendo. Pues bien, en la guía de hoy te explicaremos paso a paso cómo escribir un email en inglés como todo un profesional.
Tanto si es tu primera vez, como si ya lo has hecho antes, pero quieres mejorar en la formalidad para hacerlo como un nativo experto, quédate porque te resumiremos todas las secciones de un buen correo con consejos y sugerencias para cada apartado. ¡Vamos a ello!
Asunto (Subject)
Lo primero que tendremos que completar será el asunto del correo (Subject). Ten en cuenta que esto será lo primero que verá el receptor, incluso antes de abrir el mensaje, así que debes asegurarte de que contenga un resumen preciso, que deje claro el motivo del correo y que llame la atención del lector, si es que no quieres terminar desapareciendo entre una marea de mails.
Algunos ejemplos para el asunto (Subject) pueden ser:
- Request for Interview: Marketing Manager Position / Solicitud de entrevista: Puesto de Gerente de Marketing.
- Feedback Needed: New Product Prototype by Friday / Necesito un comentario al respecto: Prototipo del nuevo producto para el viernes.
- Quick Question: Client Presentation Deadline / Quick Question: Client Presentation Deadline.
- Seeking Guidance: Starting a Small Business in… / Buscando orientación: Iniciar un pequeño negocio en….
Saludo (Greeting)
Lo primero que esperamos al abrir un correo es un saludo. El reto será decidir qué tan cercano quieres sonar. Recuerda que a las personas de habla inglesa les importa mucho cómo te dirijas a ellos, en especial en las esferas académicas.
Si no conoces personalmente al remitente, pero el asunto es formal, puedes iniciar con:
- Dear Sir Erick… / Estimado Señor Erick…
- Dear Ms Ana… / Querida/Estimada Sra Ana…
- Dear Sir/Madam / Querido/Estimado Señor/Señora… (usaremos este cuando no conozcamos el genero de la persona a la que vamos a escribir el correo en inglés).
Si conoces a la persona o si no la conoces, pero la consulta se hace en un contexto menos formal o si el asunto no requiere un tratamiento especialmente delicado puedes usar:
- Hello Erick. / Hola Erick.
- Hi, I hope this email finds you well Erick. / ¡Hola! espero que este correo te encuentre con bien Erick.
- Good morning Ana! / ¡Buenos días Ana!
Cuando no conocemos de nada a la persona que recibirá el correo o si le escribimos a una empresa o entidad (como a una universidad o academia) casi siempre usaremos el siempre confiable “To whom it may concern” / “A quien le corresponda” / “A quien pueda interesar”.
Introducción o presentación (Introduction)
La introducción será la segunda línea de tu correo en inglés y es útil para hacer dos cosas: presentarte o explicar el motivo del correo de manera clara, para que el lector entienda de qué va el resto del mensaje.
Si es la primera vez que escribes, es importante que lo aclares. Del mismo modo, si ya has estado intercambiando mensajes con esa persona, debes hacer referencia a ellos, por si dicho mensaje es revisado de nuevo en el futuro y se pueda seguir el ritmo de la conversación.
Puedes usar frases como:
- My name is [Your Name], and I am reaching out to you regarding [specific topic or reason]. /Mi nombre es [Tu Nombre], y me pongo en contacto con usted en relación a [tema específico o razón].
- As per our previous email exchange regarding [topic], I wanted to provide you with an update on the situation. / En referencia a nuestro intercambio de correos anterior sobre [tema], quería proporcionarle una actualización sobre la situación.
- I hope you don’t mind me contacting you. I’m [Your Name], a [Your Position], and I’m seeking your expert advice on [specific topic]. / Espero que no le importe que me ponga en contacto con usted. Soy [Tu Nombre], [Tu Cargo], y busco su asesoramiento experto sobre [tema específico].
Cuerpo del correo (Body)
En el cuerpo del correo daremos toda la información necesaria que el lector pueda necesitar para entender la situación, es decir, daremos la respuesta concreta que nos han pedido, con los informes, imágenes o datos necesarios, o realizaremos una descripción detallada sobre el asunto del que queremos consultar.
No hay reglas específicas para escribir el cuerpo del correo, solo asegúrate de que redactas de manera clara para que la persona que lo lea tenga todos los datos o la información que necesita para darte una respuesta precisa.
Archivos adjuntos (Attachments)
Al intercambiar correos es muy común que los acompañemos con todo tipo de información adicional adjunta como gráficos, hojas de Excel, imágenes, papeles académicos o de investigación y demás.
Si este es el caso para tu correo, déjale claro al lector que has agregado dicho documento o arco adjunto y explícale lo que puede conseguir en él, para que sirve o cual es la razón del envío.
Puedes usar frases cortas como:
- Please find attached the report we discussed. / Adjunto encontrará el informe que discutimos.
- I’ve attached the presentation for your review. / He adjuntado la presentación para su revisión.
- The requested documents are included in the attachment. / Los documentos solicitados están incluidos en el archivo adjunto.
- The attached image shows the proposed design. / La imagen adjunta muestra el diseño propuesto.
Llamada a la acción (Call to action)
La llamada a la acción, también conocida como CTA (por sus siglas en inglés) es una pequeña frase que ayuda a dejar claro al lector qué acción esperas que haga luego de leer el correo o de haber revisado los datos adjuntos.
Pueda que quieras que revise un archivo adjunto para que te trasmita sus impresiones, tal vez para que te responda a la brevedad posible o simplemente que te dé un consejo puntual sobre la problemática que tienes entre manos.
Algunos ejemplos de CTA muy usados al escribir correos en inglés pueden ser:
- Please review the attached document and… / Por favor, revise el documento adjunto y…
- Provide your feedback… / Compartanos sus apreciaciones…
- Please let me know if you need any additional information to proceed. / Por favor, hágame saber si necesita información adicional para proceder.
- Could you share your thoughts? / ¿Podría compartir sus ideas al respecto?
Cierre (sign-off)
El cierre básicamente posee las conclusiones finales, apreciaciones y sobre todo la despedida final, la cual suele ser muy cordial, aunque podemos ajustarla dependiendo de nuestra cercanía con la persona con la que intercambiamos mails.
Algunos ejemplos que te pueden valer para despedirte y cerrar el correo pueden ser:
- Regards, / Saludos,
- Sincerely, / Atentamente,
- Thanks, / Gracias,
- Kind regards / Saludos cordiales,
- I look forward to hearing from you soon. / Espero tener noticias suyas pronto.
- Thank you for your time and consideration. / Gracias por su tiempo y consideración.
- Thank you in advance for your assistance. / Gracias de antemano por su ayuda.
- Wishing you a great day, / Deseándole un excelente día,
Firma (Signature)
La firma será la parte más fácil de todo el proceso ya que consta de una única línea al final con tu nombre. Puedes agregar seguido de una coma algún dato adicional que te identifique como tu profesión, cargo, especialidad o simplemente tu número de contacto si crees que es necesario.
Por ejemplo:
- John Smith, Marketing Manager / John Smith, Gerente de Marketing
- Sarah Johnson, Ph.D. / Sarah Johnson, Dra.
- Daniel Brown, Senior Software Engineer / Daniel Brown, Ingeniero de Software Senior
La comunicación profesional en inglés no solo se limita a los correos electrónicos. Si estás postulando a un puesto de trabajo en otro país, también necesitarás un CV adaptado a los estándares internacionales. Descubre cómo elaborar un currículum en inglés que capte la atención de los reclutadores.
Saber cómo redactar un correo en inglés es importante, pero también lo es contar con una base sólida en el idioma. Si quieres mejorar tu redacción y comunicarte con mayor seguridad, puedes explorar nuestros cursos de inglés, diseñados para mejorar tu expresión escrita y oral en entornos profesionales.
¡Y Listo! Ahora ya tienes las bases de cómo escribir un buen correo electrónico en inglés, recuerda que puedes contar con herramientas digitales que te ayuden en el proceso de armado del correo, sin embargo, siempre es mejor avanzar en conocimientos formales para que tu email en inglés use expresiones naturales que no suenen robotizadas para los nativos.
